Wussten Sie eigentlich …

… dass Steven Rogelberg, einer der führenden Meeting-Wissenschaftler und Professor an der University of North Carolina Charlotte, etwa 50 % aller Meetings als unproduktiv einschätzt?

Besprechungs-Kultur vs. Meeting-Wildwuchs

Besprechung oder Sitzung sind eher aus der Zeit gefallene Begrifflichkeiten. Meeting klingt weltoffen, dynamisch, erfolgreich. Das moderne Wording verändert aber nicht automatisch Struktur, Ablauf, inhaltliche Gestaltung und Ergebnis. Ein Meeting ist schnell anberaumt und wenn es eingeführt ist, hat es fast eine Überlebensgarantie. Die wichtigste Frage zuerst: Muss dieses Meeting sein und wenn ja, wofür? Zweitens ist die Auswahl der richtigen Teilnehmer von großer Bedeutung, es gilt, keine Passagiere mitzunehmen. Von Amazon-Gründer Jeff Bezos stammt die zwei Pizza Regel, wonach jedes Meeting auf einen Personenkreis zu begrenzen ist, der von zwei Pizzen satt wird. Drittens: Die Agenda ist entscheidend. Eine gute Sitzungsvorbereitung kann 80% des Gesamterfolges bewirken. Viertens: Moderatoren sind Organisatoren, Vermittler, Motivatoren, Kommunikatoren und damit Lokomotive und Steuerrad in Personalunion. Moderatoren sind zu oft wohlmeinend Gewährende, pedantische Strukturhüter oder auch stringent-autoritäre Feldherren. Meetings leben von der Ideenvielfalt und das Ganze ist auch hier mehr als die Summe seiner Teile. Für Zielorientierung braucht es weit mehr als eine sich selbst steuernde Erlebnispädagogik. Sehr gute Moderatoren leben von akribischer, sowohl tief, als auch breit angelegter Vorbereitung, die gepaart mit hoher Sozialkompetenz die Potentiale der Meeting-Teilnehmer zum Leben erweckt. Fünftens: Jede Besprechung braucht einen guten Abschluss, eine Ergebnissicherung und die konkrete Planung weiterer Schritte, am besten durch Verteilung von Aufträgen. Dann wird sich zeigen, ob es weitere Zusammenkünfte braucht, welche Strukturen und Frequenzen zielführend sind.

Key Takeaway: Mal ehrlich, welcher Meeting-Typ sind Sie? Sind Sie eher Allwissender, Nachplapperer, Bedenkenträger, Mauerblümchen, Wegbereiter, Detailverliebter, Zuarbeiter, Negativ-Nervensäge, Umsetzer, Plaudertasche, Kreativer, Technikfreak, Fachkompetenter, Zuspätkommer, Koordinator, Unvorbereiteter, Ja-Sager, Lückenfüller, Zuhörer, Aggressor, Harmoniestifter, Arbeitsbiene? In welcher Rolle tragen Sie zum Meeting-Erfolg bei?

Wenn Sie mehr zu diesem Thema und über sich selbst erfahren wollen, nutzen Sie die persönlichkeitsbildenden caritasGROW-Angebote, insbesondere den Workshop „Souverän moderieren und präsentieren“ am 04.07., wie auch unser Entwicklungsprogramm für Führungskräfte 2024/2025.  (www.caritas-grow.de).

Ihr

Dr. Stefan Gerhardinger